عندما يتراكم العمل ، يكون من السهل جدًا التأخر في المشروعات والمواعيد النهائية. إلى جانب الضغط المنتشر في كل مكان من العيش من خلال COVID ، يمكن أن تبدأ كومة العمل هذه في الشعور وكأنها جبل لا يمكن التغلب عليه.
لست وحدك إذا كان قضاء يوم العمل أكثر صعوبة مؤخرًا . حتى مدربي الإنتاجية والكتاب الخبراء في إنجاز الأمور يتأخرون أحيانًا.
فيما يلي بعض من أفضل النصائح التي شاركها خبراء الإنتاجية حول ما يفعلونه عندما يتخلفون عن العمل وكيف يتجنبون الشعور بالإرهاق. تم تعديل إجاباتهم بشكل خفيف من أجل الوضوح والطول.
1. اطلب المساعدة.
عندما أكون مرتبكًا أو أتحمل فجأة مجموعة من المسؤوليات على رأس كل ما لدي ، أجلس أولاً وأحاول تنظيم كل شيء حسب الأهمية.
هذا في الواقع هو الجزء الصعب – ليس بسبب التنظيم ، هذا سهل – [لكن] التوقف لمحاولة استيعاب النطاق الكامل لعملي. يبدو أحيانًا أنه من السخف التوقف عن العمل من أجل البدء في العمل مرة أخرى ، خاصةً عندما تكون متأخراً أو مرتبكاً. لكن من المهم التوقف والاستراحة والحصول على القليل من الوضوح الذهني. تمشى واشرب كوبًا كبيرًا من الماء وتأكد من تناولك الطعام اليوم.
بمجرد أن تنتعش ، عد وحاول ترتيب المهام والمهام حسب الأولوية والأهمية (شيئان مختلفان!) والتفويض.
وعندما أقول “تفويض” ، فأنا لا أعني فقط الأشياء التي يمكنك أن تطلب من الآخرين القيام بها. أعني الأشياء التي يمكنك التفاوض عليها لمزيد من الوقت ، أو اطلب من مديرك أن يخلع طبقك لأنك مرهق ، أو اطلب من صديق أو زميل أن يمد يدك.
وهذا مهم أيضًا: لا تخف من طلب المساعدة! الكثير منا يدخل حيز الرأس بحيث يتعين علينا أن نكون أسياد جميع واجباتنا وأن نفعل كل شيء بمفردنا وإلا سينعكس ذلك علينا بشكل سيء ، وهذا ليس عدلاً لنا أو للأشخاص الذين نعمل معهم. ما إذا كان لديك الأمان النفسي لطلب المساعدة هو سؤال مختلف تمامًا ، ولكن إذا كان لديك ، فاطلب ذلك! لا يمكنني إخبارك بعدد المديرين الذين رأوني أركض خشنًا وقالوا لي ، “في المرة القادمة ، تحدث معي عاجلاً ، يمكنني مساعدتك!” وكان يعني ذلك بالفعل. – آلان هنري ، محرر الخدمة في مجلة Wired ومؤلف الكتاب القادم ” مرئي ، سمع ، ومدفوع: قواعد العمل الجديدة للمهمشين “
2. احصل على كل شيء من رأسك على الورق.
ما أحب القيام به هو إخراج كل شيء من رأسي على الورق.
لقد فعلتها اليوم بالفعل. احصل على ورقة بيضاء فارغة وارسم خطًا رأسيًا لأسفل في المنتصف وخطًا أفقيًا عبر المركز ، بحيث يكون لديك أربعة أرباع في صفحتك. في الزاوية العلوية اليسرى ، أكتب ، “يجب أن أفعل”. أعلى اليسار ، أكتب “يجب أن أفعل”. أسفل اليسار ، أكتب “Can do” ، وأسفل اليمين ، أكتب “Want to”. وبدأت للتو في كتابة الأشياء من رأسي في تلك الفئات الأربع.
عندما يتعين عليك أن تقرر أين يذهب كل شيء ، فإن الأمر يشبه أخذ مصفاة تعمل على إجهاد الأشياء في القسم الذي تنتمي إليه ، وهذا يساعدك حقًا في توضيح ، “حسنًا ، هناك الكثير من الأشياء التي ترتد في رأسي ، ولكن ليس كل شيء أمر لا بد منه “. ما هي المواعيد النهائية الأكثر إلحاحًا؟
بمجرد أن أشعر بالكمال مع اكتساح العقل ، ألقي نظرة على ما هو مدرج في قائمة الأشياء التي يجب القيام بها ، وبعد ذلك سأقوم بترتيب الأولويات أو الترتيب ، وسأكتب حرفياً 1 أو 2 أو 3 بجوار كل شيء بترتيب الأهمية . في هذه المرحلة ، أشعر بالاستقرار الكافي لأعرف ما أحتاجه للبدء. – آنا ديرمون كورنيك ، مدربة إدارة الوقت ومضيفة بودكاست ” حان الوقت “
3. تقليص عبء المشروع.
عندما أتأخر في العمل ، أقضي وقتًا أطول في التخطيط وأعد قائمة بجميع المشاريع الحالية التي لدي على لوحتي. أرى بعد ذلك ما إذا كان بإمكاني تفويض أي من هذه المشاريع إلى شخص آخر أو إسقاط أي منها لأنها أقل أهمية أو ذات مغزى من المشروعات الأخرى.
مع المشاريع المتبقية ، ألقي نظرة على المواعيد النهائية الخاصة بهم لمعرفة ما إذا كان بإمكاني إنجازها جميعًا بشكل معقول ، مع الأخذ في الاعتبار مقدار الوقت والاهتمام والطاقة التي سأمتلكها.
إذا لم يكن لدي عرض النطاق الترددي ، فسأحاول التراجع عن بعض المواعيد النهائية بطريقة ما ، مثل إخبار الناس بأنني سأتأخر في وقت مبكر ولكني بحاجة إلى مزيد من الوقت للقيام بعمل جيد ، أو فقط بإخبارنا لهم أنني سوف أتأخر ، وآمل أن يكون ذلك في وقت مبكر.
تسعين في المائة من الوقت أجد أنه من الممكن تقليص عبء العمل الإجمالي الخاص بي باستخدام هذه التكتيكات. عندما لا يكون الأمر كذلك ، وأعتقد أن العمل سيستحق وقتًا إضافيًا ، سأعمل فقط لساعات إضافية لإنجازه مع الاستمرار في تقليص عبء المشروع لتجربة إجهاد أقل بشكل عام. – كريس بيلي ، مؤلف ” مشروع الإنتاجية ”
4. اعترف “أنا مرهق وأحتاج إلى المساعدة!”
على الرغم من أنني موجه نحو المهام ، إلا أن هناك أوقاتًا أتخلف فيها أو أغمرني في الإلهاءات. تشمل أفضل الممارسات الخاصة بي ما يلي:
1. الإقرار بما أنا عليه: “أنا مرهق وأحتاج إلى المساعدة!”
2. تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بي: هل مهامي فورية أو قريبة من العمل أم لاحقًا؟
3. الحد من مصادر التشتيت لدي: تحقق من وسائل التواصل الاجتماعي بشكل أقل أو حدد وقتًا محددًا للأسئلة والأجوبة مع الطلاب.
4. احصل على لوحدي ، خلف الأبواب المغلقة ، لفترة محددة من الوقت وانطلق في إكمال المهام. – باميلا أ. ريد ، مدربة إدارة الوقت ومؤلفة كتاب ” عمل غير مكتمل: كيف تنهي ما تبدأ … أسرع! “
5. تواصل بسرعة إذا كانت مهمتك تشمل آخرين.
أول شيء أفعله هو التراجع خطوة إلى الوراء والتوقف فقط ، لأن التعامل مع أشياء كثيرة تحدث في وقت واحد هو مجرد عبء معلوماتي زائد.
أجد أن التوقف المؤقت يعني عدم النظر إلى رسائل البريد الإلكتروني ، وعدم التحقق من الهاتف واستيعاب كل شيء: “هذا ما يحدث ، دعني أجمع أفكاري وأضع نفسي في مكان يمكنني فيه التفكير في الخطوات التالية ،” يعارض ، “دعني فقط أختار شيئًا وأكمله فقط لإنهائه.”
اعترف أنه ما هو عليه. إنها لحظة من الزمن.
ثم انظر إلى المشاريع والمواعيد النهائية. العمل الذي عليك القيام به: هل هو عملك فقط أم أنه يشمل الآخرين؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن يكون التواصل معهم هو أول شيء. أعتقد أن هذا التمييز مهم. إذا كان شخص ما يتوقع منك شيئًا ما ، فتواصل على الفور: “هذا هو الجدول الزمني الجديد” ، “هل يمكنني توصيل هذا إليك بحلول هذا الوقت؟” أو إعلامهم بما يحدث. – راشيل إيسب ، مستشارة إنتاجية
6. اسأل نفسك هذا السؤال التوضيحي.
أعتقد أن تحديد الأولويات الواضحة هو المفتاح للخروج من الشعور بالإرهاق. إذا كنت في وظيفة حيث لديك فريق قيادة أو رئيس ، ففي بعض الأحيان يكون الأمر يتعلق بطلب توضيح منهم والقول ، “هذه هي الأشياء التي لدي في صفي. ماذا يجب أن تكون الأولوية؟ ”
ولكن إذا كنت أنت الشخص الذي يجب أن تقرر ما هو الأهم ، فأنا أحب استخدام سؤال توضيح من كتاب بعنوان ” الشيء الوحيد ” لجاري كيلر. والسؤال التوضيحي هو: من بين كل هذه الأشياء الموجودة على لوحتي ، ما هو الشيء الوحيد الذي إذا تم حلها أو اختفى ، ستصبح كل هذه الأشياء الأخرى أسهل أو غير ذات صلة؟ ما هو ذلك الدومينو الذي إذا سقط هذا الدومينو ، سيجعل كل شيء آخر أفضل؟ – كاتي وسو ، مدربة أعمال للمبدعين ومقدمة بودكاست “The Game Changer”
7. اجعل عقلك هادئا.
غالبًا ما يبحث الأشخاص عن حل بنقرة واحدة لهذا الأمر. لكن من واقع خبرتي ، يتطلب هذا مهارات يجب أن تمارسها بانتظام لإتقانها: إدارة الإجهاد والمرونة ، وتحديد الأولويات وإدارة الوقت والمهام.
ولكن عندما أتأخر في العمل ، فإليك كيفية وضع المهارات الثلاث موضع التنفيذ. أولاً ، كنت سأتعامل مع [الشعور بالإرهاق] باستخدام التأمل أو ممارسة اليقظة الذهنية الأخرى. أنت تعلم أنك حققت ذلك عندما تكون ضربات قلبك في معدل استرخاء. تصبح عضلاتك وفكك وحاجبيك مرتخية. ويعود تنفسك إلى طبيعته.
بعد ذلك ، سأقوم بتدوين جميع المهام التي أحتاج إلى القيام بها. أفضل مكان لتخزين المهام ليس الدماغ ولكن قائمة المهام. وبالمثل ، يكون حل المشكلة أسهل عندما تستطيع رؤيتها.
الخطوة التالية هي تحديد الأولويات باستخدام مصفوفة أيزنهاور . افعل ما هو مهم وعاجل. حدد ما هو مهم ولكن ليس عاجلاً. تفويض المهام العاجلة ولكن ليست في مجال خبرتي ، وتخلص من الباقي.
أحيانًا يتضح أن كومة المهام يمكن إدارتها إذا كان بإمكاني التركيز. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسأفاوض المواعيد النهائية. غالبًا ما أتفاجأ بمدى فهم الناس عندما تشرح موقفك.
أنا أثق في النظام. كل شيء يبدأ بعقل هادئ.
